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ConfReg - 説明書


目次

参加登録

会議に登録(参加)する方は、会議の管理者から登録画面のURLが配布されていると思いますので、まずは、そのURLで登録画面にアクセスします。

登録トップ画面

URLにアクセスすると図1.1のようなトップ画面が表示されます。


図1.1 登録トップ画面

トップ画面では、会議への登録や、すでに登録してある登録情報を変更したりすることができるほか、参加者リストの参照が許可されている会議については「参加者リスト」を見ることができます。

ただし、登録の締め切り日時が過ぎている場合や、すでに参加登録が満員の場合には、「参加者登録」ボタンが表示されず、参加登録ができないようになります。

参加者登録

トップ画面から、参加者登録ボタンを押すと、図1.2のような新規の参加登録画面が表示されます。


図1.2 参加者登録画面

参加者登録画面では、登録に必要な事柄を入力します。

「メールアドレス」は、登録時に登録確認のメールを発信しますので、そのメールアドレスとなります。また、参加登録情報を変更する際のログインIDとしても利用されますので登録が必須となります。なお、メールアドレスは、メール発信用とログインID以外には利用されず、参加者リストにも表示されません。

「パスワード」は、参加登録情報を変更する際に、変更画面へログインするときのパスワードになります。

「出欠の登録」では、参加・不参加をチェックします。サンプルの画面では、「一次会」と「二次会」の2つとなっていますが、会議によってチェックする数が変化しますので、必要な分だけ、チェックしてください。

情報の入力が終わったら「登録」ボタンを押してください。確認画面が表示されますので、確認後もう一度「登録」ボタンを押して登録をおおなってください。
登録された内容は、メールにて通知されますので、確認してください。確認メールには、登録画面のURLも添付されますので、登録情報に変更がある場合には、適宜URLへアクセスして、登録変更を行ってください。

参加情報変更

トップ画面から、参加情報変更ボタンを押すと、図1.3のような参加情報の変更画面へアクセスするためのログイン画面が表示されます。


図1.3 参加情報変更ログイン画面

登録した時のメールアドレスとパスワードを入力し「ログイン」ボタンを押します。
ログインが正しく行われると、図1.4のような登録情報変更画面が表示されます。メールアドレスやパスワードが間違っていると、エラーメッセージが表示されトップ画面に戻ります。


図1.4 参加情報変更画面

参加情報変更画面では、登録してある参加情報の変更ができます。但し、メールアドレスは、変更できません。パスワード欄は空欄になっていますが、変更しない場合は、空欄のままにしておけば、変更になりません。
登録内容を変更し、「変更登録」ボタンを押すと、確認画面が表示されますので、情報を確認し「登録」ボタンを押すことで変更となります。

参加者リスト

会議の作成者によって、参加者リストの表示が許可されている場合には、トップページに「参加者リスト」ボタンが表示され、その会議への参加者のリストが参照できます。

参加者リストボタンを押すと図1.5のような参加者リスト画面が表示されます。


図1.5 参加リスト画面

会議の新設

会議の新設は、「ConfReg」のトップ画面より、「新しい会議を作成する」をクリックすることで行えます。トップ画面は、ConfRegシステムが表示する画面の右上に表示される「TOP」ボタンを押すことでいつでも移動できます。

会議の基本情報の登録

「新しい会議を作成する」をクリックすると、図2.1のような会議の基本情報の登録画面が表示されます。


図2.1 会議基本情報登録画面

登録する情報は以下のとおりです。
会議名 登録する会議・宴会などの名前を入力してください。画面のタイトルになります。
登録種別数 登録者に登録させる種別数です。たとえば、1次会、2次会とあった場合、2つを登録させますから、2となります。最大で5まで指定できます。
締切日 参加登録の締切日を入力します。締切日は、現在よりも後の日時を指定する必要があります。また、締切日を超えると、参加登録・変更ができなくなります。
終了日 会議または宴会の終了日となりますが、この日付をもとに会議情報は削除されます。
開催者名 開催者のお名前を入力してください。ただし、この情報は、登録画面には表示されません。システム管理用として入力します。
開催者メールアドレス 開催者のメールアドレスを登録します。会議情報の登録後、このメールアドレスに、会議情報をメールで送付します。また、会議情報を変更する場合には、このメールアドレスがログインIDとなります。
開催者パスワード このパスワードは、会議情報を変更する場合に、変更画面へログインするときのパスワードになります。
登録結果の公開 参加者登録を行った人たちの、参加者リストを公開するかどうかを指定します。なお、参加者リストはURLを知っている人にしかわかりませんが、URLがわかる方であればだれでも参照することができます。表示されるのは、参加者名、コメント、出欠のみで、メールアドレスは表示されません。
また、登録結果の公開を非公開に設定しても、管理者画面からは参加者リストは参照できます。
注意事項 注意事項には、会議・宴会の詳細な情報(集合時間や場所など)を記載してください。なお、HTMLに対応していますので、改行が必要な場合には、行末に<br>をつけるようにしてください。

すべての情報の入力が完了したら、「作成」ボタンを押してください。登録項目の入力に進みます。

会議の登録項目の設定

基本情報を入力し「作成」ボタンを押すと、図2.2の会議の登録項目の設定画面に移動します。


図2.2 会議の登録項目の設定画面

この画面では、上部に登録した基本情報の確認画面が表示されます。
下部では、登録項目の詳細を設定します。

登録項目の設定では、「登録種別数」で指定した分のカラムが表示され、それぞれごとに登録項目名、参加・不参加のデフォルト値、最大登録数が設定できます。
登録項目名は、参加者リストや登録時に登録項目名として表示されます。最大登録数は、その会の登録上限値を設定します。登録時にこの上限値に達している場合は、新たな登録を受け付けないようになります。(カラム別に登録制御を行います。)

設定が終了し「作成」ボタンを押すと、図2.3のような確認画面が表示されます。


図2.3 会議登録の確認画面

会議の作成は、この画面が表示された段階で終了です。画面に表示されているURLが会議登録用のURLになります。会議に参加登録させたい人にこのURLを教えてあげてください。また、この情報は、管理者のメールアドレスにも送付されています。
なお、このURLは会議の関係者だけにわかるように一部暗号化されていますので、絶対に忘れないように、メモなどに残すようにしてください。

会議の管理(管理者)

会議の管理は、会議を作成した管理者によって行うことができ、参加人数の調整やいくつかの表示項目の設定を行うことができます。

管理者ログイン

会議のトップ画面の下には常に、「会議情報変更(管理者用)」のリンクが表示されています。管理者が管理の設定情報を変更する場合は、このリンクをクリックします。

リンクをクリックすると、図3.1のログイン画面が表示されます。


図3.1 管理者ログイン画面

ユーザーIDとパスワードは、会議を作成した際に入力したメールアドレスとパスワードになります。情報を入力し、「ログイン」ボタンを押すと、設定画面に移動します。

会議情報の変更

管理者でログインすると、図3.2のような管理者による会議情報の変更画面が表示されます。


図3.2 管理者による会議情報変更画面

会議情報の変更は、設定項目を変更し「会議情報の変更」ボタンを押すことで変更になります。なお、登録種別数と開催者情報の変更はできません。

「参加者リストの参照」ボタンは、現在登録されている参加者リストを表示します。管理者用の参加者リストには、参加者が入力したメールアドレスも表示されます。

「登録者メールアドレスリスト」では、会議参加者のメールアドレスのリストを抽出できます。
「リストの種別」より、参加者のみか、不参加者のみか、もしくは両方(全員のリスト)かを選択し、カラムを選択します。リストの形式は、コンマ区切りか1行に1アドレスで表示するかを選択できます。

「会議の削除」は、不要となった会議を削除します。基本的に、終了日を過ぎた段階で自動的に削除されますが、その前に意図的に会議を削除したい場合は、このボタンによって削除できます。削除を実行すると、参加者情報や会議の基本情報も削除されますので、復活することはできません。